Veileder for nøkkelpersoner i FRI OA
Meny:
Behandling av personinformasjon og taushetsplikt
Hvordan legge til rette for trygg og tillitsfull behandling av personinformasjon og sensitive opplysninger
For noen kan det være sensitivt av forskjellige grunner å være med i FRI eller delta på skeive aktiviteter. Noen ønsker ikke at arbeidsplassen, familien eller miljøer de er tilknyttet skal vite at de er aktiv i organisasjonen eller benytter seg av tilbud som er skeive. Det må vi respektere, og vi må legge til rette for at folk skal oppleve det trygt å være med i våre aktiviteter.
Tilrettelegging for at alle skal føle seg trygge
Noen av aktivitetsgruppene får informasjon som er veldig privat om sine medlemmer. Vi må derfor ha gode rutiner for hvem som får tilgang på slik informasjon, slik at de som tar kontakt med aktivitetsgruppene kan føle seg trygge på at ikke uvedkommende får tilgang til informasjon om dem.
Hva kan man gjøre for å sikre sensitive opplysninger?
- Husk at folk selv skal få bestemme hva slags informasjon de ønsker å dele med andre. Dette gjelder alt fra oppgitt adresse til personlige opplysninger om helsesituasjon eller andre personlige forhold som er fortalt deg i konfidensialitet.
- Gjør en vurdering på hvem i aktivitetsgruppa som trenger å ha innsikt i informasjon om medlemmene i gruppa, og hvor mange som må ha tilgang til å lese e-post. Så få som mulig bør ha tilgang på sensitiv informasjon og personopplysninger. Bytt passord på E-posten med jevne mellomrom.
- FRI har utarbeidet en taushetserklæring som dere kan bruke i aktivitetsgruppa for folk i styret eller de som har tilgang til sensitive opplysninger. Den finner du her.
- Ha en e-postadresse som er knyttet til gruppa, og bruk denne i kommunikasjon med medlemmer i gruppa om saker som omhandler deltagelse i gruppa. Ikke bruk din personlige E-post.
- Dersom dere har en kontaktliste for aktivitetsgruppa, husk å informere nye medlemmer om det, slik at de eventuelt kan si at de ikke ønsker å ha kontaktinformasjon på en liste som er tilgjengelig for de andre medlemmene.
- Mange bruker Facebook til å invitere til arrangementer eller har grupper der de kommuniserer om hva som skjer. Det er mulig å gjøre deltakerlisten på arrangementer eller listen over gruppemedlemmer skjult, slik at ikke andre kan vite hvem som er med.
- Vurder også om dere skal ha en åpen facebook-gruppe der alle kan se hva som blir skrevet, eller om det skal være lukket slik at noen administratorer avgjør hvem som får være med. Husk at alle facebook-grupper (eller grupper i andre sosiale medier) med mer enn 20 medlemmer regnes som offentlige, det vil si at alt som skrives i grupper av den størrelsen anses som offentlige ytringer, også om de er lukkede.